• New York, New York
• Finance
• $80-120K
• Full Time regular employee
•  9:00-18:00

Job Description

【Position】
Office Manager

【Summary】
日系金融機関でOffice Managerの募集です。人事労務・経理・総務・庶務業務について広く管理・担当いただくポジションです。

【Essential Duties】
人事労務/総務に関しては管理者兼担当者として、経理・庶務に関しては担当スタッフの管理者として対応いただきます。

◆人事・労務（駐在員サポート含む）
・    駐在員・現地職員の給与支給のフロー管理、ベンダー・会計事務所・本社人事とのやり取り
・    新入社員の入社、退職手続き
・    駐在員社宅の管理
・    採用業務（履歴書のスクリーニング、面接設定、オリエンテーション）
・    勤怠管理、雇用、労務関連書類の整理、ファイリング
・    駐在員のビザ取得、更新のサポート、期限管理
・    新規赴任駐在員及び家族の社会保険番号取得等の手続き支援
・    帰任駐在員の各種手続き支援（住居解約、口座精算、税務等）
・    健康保険の新規加入・更改
・    駐在員の個人所得税申告手続きなどの年1度発生する手続き、会計事務所への連絡
・    本社報告用の資料作成、翻訳業務、各種社内資料の作成／更新
・    人事業務効率化、コンプライアンス面強化等の社内整備プロジェクト
・    ベネフィットに関する従業員からの問い合わせ対応、本社人事との連携

◆総務・拠点管理
・    取締役会資料作成・保管・管理
・    契約書確認・弁護士確認依頼・締結実務・契約書台帳更新
・    自主検査対応（親会社からの指示で行うSelf-Inspection）
・    各種社内決裁書の作成・管理
・    コンプライアンス関連規程整備、更新対応
・    Census・その他政府への報告資料、提出物の対応
・    各種拠点にかかる保険の更改手続き
・    その他スポット対応（事務所移転、IT機器変更等々）

◆経理・税務
・    JE・Voucher作成、QB入力（Payroll、Accrual、Prepaid、Fixed Asset等）
・    月次・四半期・年度末決算対応（財務諸表、連結パッケージ、Monthly Cost Update等）
・    AP業務（ACH、Wire、Check、ポータルでの支払い設定、立替精算、Bank Reconciliation等）
・    AR業務（小切手入金、請求書発行等）
・    確定申告、一時納付含む延長申請、予定納付等の法人税に関する会計事務所との連携
・    移転価格レポート、ベンチマーク作成等に関する会計事務所との連携

◆庶務
・    全社員のPC, モバイル端末の管理
・    出張者対応・予約・サポート
・    名刺・グリーティングカード作成
・    荷物／郵便の受取
・    来訪者の応対/応接案内
・    FedEx荷物/郵便の発送手続き
・    代表電話応答
・    オフィスサプライの発注手配
・    コピー／スキャン／FAXなどの事務サポート業務
・    来客時のお茶出し
・    スケジューリング・会議招集

【Working Hours, Working style】
9:00～18:00

【Working Location】
Manhattan, NY

【Salary, Benefit】
$80-120K

【Holidays】
Saturday, Sunday, Holiday

【Qualifications】
・マルチタスクで幅広い業務をこなせる対応力のある方
・人事労務、総務、経理いずれかの経験を5年以上お持ちの方
・マネジメント/リーダーとしてメンバーの管理をしたご経験があれば尚可

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