【アメリカの人事部】FMLA（育児介護休業法）休暇取得の際、メッセージアプリは有効な連絡手段か？
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【アメリカの人事部】FMLA（育児介護休業法）休暇取得の際、メッセージアプリは有効な連絡手段か？
メールや電話、Teams、LINE、WhatsAPP、Facebook等、様々なコミュニケーションツールの利用が増えてきていますが、皆様の職場ではどのようなコミュニケーションツールを活用していますでしょうか。在宅ワークも増え、対面以外でコミュニケーションを取る機会も多いのではないでしょうか。今回はFacebook Messengerの活用で実際にあった事例について紹介したいと思います。
Family and Medical Leave Act（FMLA）（※）の適用される休暇取得の際、Facebook Messengerは有効な連絡手段になるのでしょうか？
米国企業で働くKaseyは盲腸の緊急手術後に感染症により数日間欠勤しました。会社のルールでは、遅刻や欠勤の場合、就業時間の最低30分以上前に指定の電話番号に連絡することが求められていました。従業員が3回連続して無断欠勤をした場合、従業員はその仕事を放棄したとみなされます。
Kaseyはこのルールを守らずに、Facebook Messengerを使ってマネージャーに連絡を取っていました。
手術を要する緊急の状況ということもあり、マネージャーは連絡受け取った後、Facebook Messengerでのやりとりを続けました。その後Kaseyは職場に戻り、FMLA休暇が認められました。しかし、Kaseyは数日後に合併症を引き起こし、再度入院が必要となったため、再び休暇を取ることになりました。Kaseyは再度Facebook Messengerを通じてマネージャーと連絡を取り続け、休暇を取得する際に連絡が必要な電話番号へは一度も連絡することがありませんでした。その後、Kaseyは仕事を放棄したとみなされ解雇されてしまいました。
実際の判決はどうだったのでしょうか？
ポイントはFMLA休暇を取得する際に、Facebook Messengerが有効な連絡手段とみなされるかです。
Lower CourtはKaseyがFMLA休暇の申請に伴う十分な手順を踏んでいないとし、会社側の対応に問題がないと判決を下しました。
しかし、Appellate Courtでその判決は覆りました。十分な対応とは、会社のルールに記載のあるものだけでなく、会社と従業員の間で日常的に行われている手段も含むとしたのです。今回の場合、具体的には以下の事実をもとに陪審員はKasey のFacebook Messengerによる対応が十分なものと判断しました。
・Kaseyとマネージャーは、過去にも複数回にわたり入院や手術等の健康に関する内容についてFacebook Messengerを通じて対話を行っていた。Kaseyのマネージャーは質問があった場合や復職日に関する内容についてもFacebook Messengerでコミュニケーションを実施。
・Kaseyは2度の手術の際にFMLA休暇が必要であったが、1度目の手術において、マネージャーはFacebook ＭessengerでのコミュニケーションをOKとし、指定の電話番号に連絡をしないといけないと注意していなかった。
・Kaseyは数か月前に、本件と関係のない休暇についても会社指定の番号に連絡しておらず注意をされていたが、今回はその注意を受けていなかった。
・会社のルールでは、従業員は欠勤の最低30分前に電話をしなければいけないとされていたが、FMLAのルールでは、従業員は緊急の欠勤が必要な場合には、連絡は“出来るだけ早く”しなければならないとなっている。
この事例からの学び
・もしFMLA休暇の連絡方法として認めないのであれば、Facebook Messenger、WhatsApp等のアプリケーションで従業員と連絡を取るのは控えましょう。
・従業員が会社のルールとは違った方法で欠勤の連絡をしてきた場合、ルールに従うよう促しましょう。
・その場面において正しい方法だと思っても、連絡方法に例外は作らないようにしましょう。例外を作ることでルールを守らない社員を解雇できなくなってしまうかもしれません。
（※）Family and Medical Leave Act（FMLA）とは？
・1993年8月5日に施行された連邦法で、一定の条件を満たした従業員に対して、①1年間で最長12週間の無給休暇の取得、②休暇期間中の健康保険の維持、③休暇前に従業員が就いていたポストまたは同等のポストへの復職させる義務を雇用主に負わせる法律。一定の条件の中には、出産または養子縁組、健康を害して重度の状態にある配偶者・近親者のケア、従業員自身が深刻な健康状態を理由に就業できない、家族の出兵に伴う事態への急な対応が含まれている。
・従業員が①12ヶ月以上の雇用期間があること、②休暇開始前年に最低1,250時間の就業があること、③50人以上の従業員を雇用している職場の半径75マイル以内で雇用されていることの３つ条件を満たした場合に対象となる。
・当該法律に違反した場合には従業員からの訴訟を受ける可能性があり、慎重な対応が必要。
・全米従業員の約6割、約9,000万人の従業員がFMLAの対象となっており、年間約1,400万人の従業員が当該法律に基づいた休暇を利用している。
こちらの記事の原文（英語版）はhttps://matrix-radar.com/blogs/2022/09/21-1になります。
※上記内容は弊社グループのMatrix Absence Management社のBlogの内容をサマリー・説明を追加したものです。具体的な状況に応じた法的助言または判断は弁護士等にご相談下さいますようお願い申し上げます。
この記事に関してご質問は、Reliance Standard Life Insurance Companyまで、お気軽にお問い合わせください。
【執筆】
中村 淳（Jun Nakamura）
National Marketing Liaison
Reliance Standard Life Insurance Company
【プロフィール】
2015年東京海上日動に入社し、東京、名古屋で法人営業を経験。
2022年より東京海上グループのReliance Standardに出向し、東京海上アメリカと共に北米で事業展開する日系企業様の従業員福利厚生保険・休職管理の構築をサポートしています。
【会社情報】
＜Reliance Standard＞
社名：Reliance Standard Life Insurance Company
本社所在地：1700 Market Street, Suite 1200, Philadelphia PA, 19103
担当：中村 淳
事業内容 ：
北米の企業様向けに従業員福利厚生保険・休職管理サービス、個人向けに年金を提供しています。
FMLAを始め、Americans with Disabilities Actなどの連邦法や最近動向が激しい州によるPaid Leave法などに対応する休職管理サービス（Absence Management）を提供しています。また企業様が手配する従業員のための福利厚生保険を提供しています。
E-mail：jun.nakamura@rsli.com
URL：https://www.reliancestandard.com/home/
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社名：東京海上アメリカ（英名：Tokio Marine America）
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