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【アメリカの人事部】リモートワークの見直しを契機に！ADA上の「配慮」と米国労務管理の「基本書類」

人事労務関連
Sep 30, 2022

リモートワークの見直しを契機に！ADA上の「配慮」と米国労務管理の「基本書類」

米国労働省労働統計局（BLS）によれば、2021年に業務の一部または全部を自宅で行っていた従業員の割合は、従業員全体で38.1％、大卒以上の従業員では59.8％と、多くの企業がリモートワークを採用していたことが明らかになりました。一方、2022年以降、米国ではパンデミック収束のムードが色濃くなり、一部の米国企業ではパンデミック前の勤務体制への回帰が模索されていますが、リモートワークに慣れた従業員から抵抗を受けているケースも少なくありません。

この場合、紛争回避の観点から、Americans with Disabilities Act (ADA、米国の障がい者基本法)において義務付けられる「配慮」の検討・提供と、リモートワーク・ポリシー、ジョブ・ディスクリプション（Job Description）及び従業員ハンドブック（Employee Handbook）といった労務管理の「基本書類」との関連性が重要になることはあまり知られていないかもしれません。本記事では、リモートワークからの段階的回帰を契機として、ADA上の「配慮」や上記「基本書類」に関する事項を解説します。

1. ADA上の「配慮」とリモートワークポリシー

ADAは、公共生活のあらゆる場面において障がい者に対する差別を禁止し、法令上の各種要件が満たされる場合、「配慮」（Accommodation）の検討・提供を義務付ける連邦法です。ADA上、使用者は、①「障がい」（Disability）を持つ従業員が要求する場合、②「過度の負担」（Undue Hardship）がなく、③当該従業員が「職務の必須機能」（Essential Functions）を遂行できる限り、④合理的な「配慮」（Reasonable Accommodation）を図らなければならないとされています。

ここで、ADA上の「障がい」とは、身体的又は精神的な機能不全により、主要な活動（歩く、話す、見る、聞く、学ぶ、又は主要な身体の動作）が実質的に制限されている場合と定義されています。この「障がい」の具体例には、(a) COVID-19の後遺症による呼吸器系・神経系の障がい、(b) 感染後の継続的な頭痛、めまい、記憶力・集中力の低下、 (c) COVID-19による重症化のリスクが高い基礎疾患の存在等も含まれる可能性があります。

したがって、例えば、リモートワークポリシーにおいて、「勤続1年以上」であることをリモートワークの許可要件に設定していたとしても、申請者が基礎疾患を持っている等の事情に起因して上記の①～③の要件を満たす場合、申請者の勤続年数が1年未満であったとしても、リモートワークを認めなければADA違反となってしまう可能性があるのです。

以上を踏まえ、リモートワークの終了又はリモートワークとオフィスワークの混合（ハイブリッドワーク）の導入を実施する場合には、リモートワークポリシーの有無にかかわらず、ADA上の「配慮」を図らなければならない可能性があることに常時注意しなければなりません。

2. ジョブ・ディスクリプション（Job Description）

ジョブ・ディスクリプションとは、労使間において業務内容を予め明確にするものであり、職位、職務内容、必要資格、身体的要件、勤務地、出張の有無、勤務時間の情報等を記載するものです。日本の就業規則とは異なり、連邦法において規定が義務付けられているものではありませんが、労使間の紛争を未然に防ぐために非常に重要な役割を果たします。

ジョブ・ディスクリプションに記載すべき事項の一つとして、前述③の「職務の必須機能」（Essential Functions）があります。前述のとおり、ADA上の「配慮」の必要性を判断するにあたっては、申請者がリモートワークでも「職務の必須機能」を遂行できるか、又はリモートワークによって申請者が「職務の必須機能」を遂行できるようになるかが一つの要件となります。ここで、仮にジョブ・ディスクリプションに「職務の必須機能」の内容が定められていない場合、要否判断の過程が不明瞭となり、労使間でトラブルが発生する可能性があります。

「職務の必須機能」が定められていれば、申請者が当該機能を遂行できるかを確認し、明確な指針をもって従業員との双方向プロセス（Interactive Process）に臨むことができます（※1）。また、万一紛争になったとしても、ジョブ・ディスクリプションに「職務の必須機能」が具体的に記載されていれば、リモートワークによってその機能を遂行できないことの立証が容易になります。

パンデミック下にリモートで問題なく業務を行ってきた従業員に対し、リモートワークによって「職務の必須機能」の遂行が果たせなくなることを主張するケースは限定的になりますが、停止していた業務を再開する場合等では十分論点となり得ます。したがって、リモートワークの見直しを行うにあたっては、改めてジョブ・ディスクリプションの記載を確認しておく必要があるでしょう。

（※1）双方向プロセス（Interactive Process）は、ADA上の「配慮」の要否判断にあたり申請者と協議を行う法令上の手続であり、その有無と内容は裁判所や行政（Equal Employment Opportunity Commission）も重視する要素となります。したがって、従業員から「配慮」の要請があった場合、仮に上記①～③の要件を満たさないことが明らかである場合であっても、その要請を即時に却下するのではなく、当該従業員と協議を行い、そのプロセスを文書化し記録しておくことが推奨されます。

3. 従業員ハンドブック（Employee Handbook）

従業員ハンドブックとは、従業員全員に適用される会社のポリシーや社内手続を記載するものです。ジョブ・ディスクリプション同様、連邦法上の作成義務はありませんが、使用者が従業員に対して期待することや従業員の一般的な質問に対する回答を提供するために有用なツールとなります。また、労使紛争防止の観点からも重要な役割を果たすため、従業員に配布する際、従業員から、受領の承認を確認するための署名入り「Acknowledgement」書面を取得することが一般的となります。

リモートワークを発端とした紛争には様々なパターンが考えられますが、「リモートワークを認めないことは、ADAの禁止するハラスメントである」、「他の従業員にリモートワークを認めているにもかかわらず、自分に認めないのは、Title Ⅶ（※2）に違反するハラスメントである」と主張されるケースが考えられます。この際に重要となるのが、従業員ハンドブック中のハラスメント防止ポリシーです。当該ポリシーに、ハラスメントに関する苦情処理手続を定めておけば、従業員から訴訟提起される可能性を減少させることができます（※3）。また、仮に従業員が当該苦情処理手続を無視して訴訟提起した場合、使用者は、当該訴訟において、手続違反の抗弁（Faragher-Ellerth Defense）を提出することができます（但し、例えばNY州では抗弁として認められないため、準拠法に注意する必要があります。）。

なお、既に従業員ハンドブックを設置済みの場合に見落としがちなのが、州法への準拠です。従業員ハンドブックは、州法に準拠して作成される必要がありますが、当該準拠法は原則として従業員の働く場所によって決まります。したがって、オフィスがある州とは別の州に住んでいる従業員が永続的にリモートワークを行う場合、当該別の州の州法に準拠する必要があることになります。仮に他州から勤務する従業員が複数存在する場合、①州ごとにハンドブックを作成する、②従業員保護に最も手厚い州法に準拠したハンドブックを作成する、③1つのハンドブックに、州によって異なる条項を分けて記載し（State Addendum）、各従業員に対して個別に適用する方法等が考えられます。

また、仮に、従業員が存在するにもかかわらず、ジョブ・ディスクリプションや従業員ハンドブックが設置されていない場合、その他特別な規定（個別の雇用契約や労組との集団的契約等）がない限り、新設することは可能です（※4）。

（※2）Title VII（Title VII of the Civil Rights Act of 1964）とは、従業員や採用希望者に対する、人種、肌の色、宗教、性別（妊娠、性的指向、性別に関する自認を含む）、国籍等に基づく雇用差別を禁止する連邦法であり、15人以上の従業員を雇用する使用者に適用されます（なお、州によって当該従業員数の条件は異なることには注意が必要です。）。

（※3）社内での苦情処理手続を設けてその使用を従業員に奨励することによって、従業員の不満・苦情を事前に察知し、対処することが可能となります。

（※4）但し、事業場における従業員との調整等を行うことが推奨されます。

以上のとおり、リモートワークの見直しにあたっては、ADA上の「配慮」と米国労務管理の「基本書類」の関連性がいかに重要であるかについておわかりいただけたかと思います。コロナ収束後の勤務体制については、現在多くの米国企業が試行錯誤を重ねている状況にあると感じられます。これを機に、改めて上記「基本書類」の見直しを行い、労使間の紛争を未然に防ぐ手立てを確立することが重要です。

※この記事に関してご質問は、SGR法律事務所まで、お気軽にお問い合わせください。

【執筆】

SGR法律事務所

弁護士

山崎真司 Shinji Yamazaki

https://sgrlaw.com/practices/japan-practice-team/

Email:syamazaki@sgrlaw.com

一橋大学法学部卒、慶應義塾大学法科大学院修了。2013 年に弁護士登録し、TMI 総合法律事務所にて執務。M&A、コーポレート・ガバナンス、会社法、人事労務等を主たる業務分野として活躍。2022 年米国デューク大学ロースクール (LL.M.) 修了。2022 年 8 月から SGR 法律事務所にて交換弁護士として執務。

Smith Gambrell Russel (SGR) 法律事務所:

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