2020年に向けて、従業員ハンドブックのアップデートはお済みでしょうか？
2020年に向けて、従業員ハンドブック（Employee Handbook）のアップデートはお済みでしょうか？
アメリカでは毎年、いくつかの州や市で新しい法律や条例が施行されます。新しい年のはじまりの1月1日に施行開始される雇用・労働に係る法律や条例も多くあることから、多くの企業が年末年始にかけて会社の従業員ハンドブックやポリシーの見直しをされています。皆様の会社では従業員ハンドブックのアップデートはされましたでしょうか？
- 従業員ハンドブック（Employee Handbook)とは？
- 従業員ハンドブックはなぜ必要？
- 従業員ハンドブックにいれるべき内容
- 従業員ハンドブックの運用
- ハンドブック見直しのポイント
１．従業員ハンドブック（Employee Handbook)とは？
まず、従業員ハンドブック（Employee Handbook）について簡単におさらいをしておきましょう。従業員ハンドブックとは、アメリカ版の会社就業規則および雇用上におけるポリシーを含めた従業員のガイドラインを指します。アメリカでは、会社規模の大小に関わらず、自社の規則や各種手続きについて従業員ハンドブックに記述し、従業員全員に渡します。従業員ハンドブックには会社の就業規則など、従業員全員に適用される方針を記載します。
この従業員ハンドブックは社内で作成することもありますが、第三者の目から見た公正な書類作成を目指すために、弁護士やHRコンサルタント等、外部の第三者機関に委託し作成する企業も多くあります。会社設立時に立派な従業員ハンドブックをつくったものの長い間更新していない会社も中にはありますが、アメリカでは雇用に係る法律が毎年のように変わりますので、最新の法律に準拠させるためにも従業員ハンドブック（Employee Handbook）の見直しが必要です。
2．従業員ハンドブックはなぜ必要？
アメリカでは連邦および州ごとに雇用・労働に係る法律が定められており大変複雑です。従業員の企業に対する訴訟も頻繁にあるため、法律の制定や改定には常に気を配る必要があります。特にアメリカにある日系企業の場合、管理職に日本からの駐在員を配置することも多く、着任間もない場合には、アメリカの法律に精通されていない方も中にはいらっしゃいます。しかしながら、アメリカにおいては必ずアメリカの法律に則った人事労務管理を行わなければいけません。また、会社は常に訴訟のリスクがありますので、規則についてはしっかり従業員ハンドブックに明記し、入社時に行う従業員オリエンテーションなどの機会を使って正確に従業員に伝え、相互に理解を深めることが非常に必要です。
従業員に対しては一貫性をもって公平に取り扱う意味でも従業員全員に従業員ハンドブックを配布することが必要となります。従業員ハンドブックを全従業員と共有することで、社員のモラルや士気を高めたり、会社を訴訟などの法的なリスクから守ることにもつながります。従業員ハンドブックは法律で義務付けられたものではありませんが、こうした意味からも設置はもちろんのこと、常にアップデートするようにしましょう。
3．従業員ハンドブックに入れるべき内容
従業員ハンドブックの内容は、定型のものはなく企業によって異なります。わかりやすい例で言えば、就業時間や休日の規定は会社によって違います。法律に則り、自社の経営にそった内容で制作します。また、従業員ハンドブックは、従業員全員に共通の理解を促すものですから、読みやすく、理解しやすいよう平易な言語表現を心がけます。文章はなるべく短くして、ポイントを簡潔に述べるようにします。箇条書きなどを用いるとさらにわかりやすくなります。
従業員ハンドブックには、おおまかに分けると、規則、手続き、慣習が記載されます。具体的には、就業時間、従業員の分類、給料の支払い、福利厚生、違法薬物の禁止、出張規定、雇用の終了、守秘義務、違反行為、メールやインターネット使用規定、懲戒手順、ハラスメント防止、申請手続きなどを記載します。
4．従業員ハンドブックの運用
従業員ハンドブックは、まず入社時のオリエンテーションの際に新しい従業員に配布されます。そして、各従業員に対して従業員ハンドブックの内容について説明をすることが望ましいでしょう。また、従業員ハンドブックを受け取った従業員は「従業員ハンドブック受領証明書」に署名をします。そして、企業は署名された「従業員ハンドブック受領証明書」を、従業員個人ファイル内に保管し、いつでも取り出せるようにしておきます。この署名により、万一訴訟が起こった場合には、就業規則や解雇規約についての従業員の主張を弱め、会社を守ることができるケースもあります。一方、従業員は従業員ハンドブックを手元に保管し、規則について確認したい場合には逐次内容を確認することができます。
5．ハンドブック見直しのポイント
連邦、州の労働・雇用に係る法律に変更がないかまずは確認しましょう。いくつかの州では、人権に係る法律、最低賃金、マリファナの使用に係る法律等、2020年も新しい法律の制定や改定が予定されています。また、最近ではテクノロジーの進化には目まぐるしいものがありますので、こうしたテクノロジーに関するポリシーなども新たに追加していらっしゃる企業さんもあるようです。また、福利厚生など自社のルールで変更のある場合には、ハンドブックも必ずアップデートをしましょう。
★従業員ハンドブックの見直し、改訂は必要ですか？
QUICK USA, Inc.では従業員ハンドブックの新規作成、見直しや改訂のご相談にも応じております。そして、必要であれば弊社のネットワークから、貴社に最適な弁護士やＨＲコンサルタントをご紹介しています。見積もりや納期についてなど、従業員ハンドブックについてご質問などございましたら、何でもお気軽にご相談ください！
【お問い合わせ先】
QUICK USA, Inc.
[Los Angeles Office ]（Headquarters)
1995 W.190th Street, Suite 200 Torrance, CA 90504
Email:quickla@919usa.com
Phone: 310-323-9190
[New York Office ]
8 West 38th Street, Suite 802, New York, NY 10018
Email:quick@919usa.com
Phone: 212-692-0850
●クイックUSAでは人事・労務関連のご相談にも応じております。
クイックUSAではハンドブックの作成・見直し、ジョブディスクリプションの作成、セクハラ防止セミナーの開催など、 人事労務関連のご相談も承っております。内容、お見積りなど何でもお気軽に下記までご相談ください。
【アメリカでのご採用をご検討中の企業様へ】
★採用でお困りなことはありませんか？ QUICK USA, Inc.では、アメリカでのご採用のお手伝いをしています。 フルタイム、パートタイム、派遣等、御社のご採用のお手伝いをさせていただきます。 お気軽に下記までご連絡ください。
QUICK USA, Inc.
[Los Angeles Office ]（Headquarters)
1995 W.190th Street, Suite 200 Torrance, CA 90504
Email:quickla@919usa.com
Phone: 310-323-9190
[New York Office ]
8 West 38th Street, Suite 802, New York, NY 10018
Email:quick@919usa.com
Phone: 212-692-0850
【アメリカでのご転職・就職をお考えの方へ】
★アメリカでのお仕事探し、就職・転職はクイックＵＳＡにお任せください。
弊社のサービスにご登録がお済みでない方は、まずは英文履歴書のご登録をお願いいたします。
www.919usa.comより、オンライン登録をしていただくか、
quick@919usa.comまでE-mailにて英文履歴書を添付ファイルにてお送りください。
折り返しご連絡させていただきます。
※クイックＵＳＡではニューヨークとロサンゼルスを拠点に全米で、留学生や社会人の求職者に対してアメリカでの就職・転職のお手伝いをしています。ご紹介しているお仕事は、金融、会計、ＩＴ、輸出入、人事、営業など多岐に渡ります。 雇用形態はお仕事をお探しの方のライフスタイルに合わせて、 フルタイムのお仕事とテンポラリーのポジションをご紹介。 クイックＵＳＡでは経験豊富なリクルーターが、求職者の皆様一人ひとりのご希望などを伺いアメリカでのキャリアプランを一緒に考えさせていただいています。 アメリカでお仕事をお探しであれば、アメリカ求人多数のクイックＵＳＡに是非ご登録ください！（無料）
★★スターバックスのギフト券がもらえる「クイック USA創業20周年記念、就業お祝いキャンベーン」好評実施中！★★
クイックUSAはおかげ様で、本年5月に創立20周年を迎えることとなりました。
そこで、クイックUSAでは創業20周年を記念して、
今年弊社を通じてフルタイムのお仕事、
または一カ月以上の派遣のお仕事が決まられた求職者の皆様へ、
感謝の気持ちをこめて、スターバックスのギフトカード（20ドル分）を差し上げております。
詳細は弊社の営業、リクルーターにお尋ねください。