コミュニケーション力はビジネスでなぜ大切か？
コミュニケーション力はビジネスでなぜ大切か？
ビジネスではコミュニケーション力が大切とよく言われます。また、面接においてもコミュニケーション力は面接官がチェックする項目として常に上位にあげられています。なぜビジネスでコミュニケーション力が大切なのでしょうか？それは、社内外ともに一人で完結する仕事は少なく、他者とかかわりながら業務やプロジェクトを進めていく必要があるからです。
そこで、「コミュニケーション力はビジネスでなぜ大切か？」と「ここがポイント！面接官がチェックするコミュニケーション力とは」と2回に分けて、ビジネスで求められるコミュニケーション力について考えてみたいと思います。
ビジネスで求められるコミュニケーション力とは
コミュニケーションとは一言で言うと「相手を理解し、相手に自分のことを理解してもらうこと」です。ビジネスでのコミュニケーションでは、明確に意思疎通をすることによりビジネスを成功させることが目的となります。ビジネスにおいても「伝えるコミュニケーション」（説明、表現、交渉、プレゼンテーション）と「受け取るコミュニケーション」（聴く、質問、表現、くみとる）は、必要不可欠な基本的なコミュニケーション力となります。
ビジネスでは、会議、打ち合わせ、ホウレンソウ（報・連・相）、商談、クレーム対応、プレゼン等々、様々なシーンでコミュニケーション力が必要となります。また、対面での会話、電話やE-mailなど、複数の手段でコミュニケーションをとる必要があります。さらに、基本的なコミュニケーションに加えて「相手の求めているものを聞き出すことができる」「説明し納得してもらう」「交渉する」「プレゼンする」「会話により信頼関係を築くことができる」など、ビジネスではより高度なコミュニケーション力が求められます。
「話し上手は聞き上手」という言葉を誰しも聞いたことがあるでしょう。コミュニケ―ションと言うと「話す」ことに意識が向きがちですが、相手の話をよく聞き、何を伝えたいのかという意図を正しく理解することもコミュニケーションでは大切です。また、違う視点から質問を投げかけるなどの方法で相手の核心に迫ったり、言葉の奥に秘められた本心や核となることを読みとる力をもつなど、単に聞くだけではなく、聞く力を高めることでコミュニケーションの質を高めることができるようになります。
また、態度、しぐさ、口調などの非言語も重要なコミュニケーションの一つです。例えば、無表情で淡々と話す営業パーソンと声に抑揚があり時折微笑みながら話す営業パーソンとではどちらが会話が弾むでしょうか。表現のコミュニケーションを意識することで、さらにコミュニケ―ション力が向上します。
コミュニケーション能力が低いとどうなるか？
ビジネスでコミュニケーション力が低いと判断されるケースは、「他者の考えや気持ちを理解する力が低い」「自分の考えなどをうまく説明することができない」「社会的なルールの理解が低い」「人と話すのが苦手」「報・連・相ができない」「社内外の連絡に応答ができない」「相手を不快にさせる言葉を使う」等々があげられます。コミュニケーション能力が低いと、「業務の進行に障害が起きる」「チームワークが弱くなる」「上司から評価されにくい」「部下に信頼されない」「お客様からクレームを受ける」など、ビジネスに支障をきたす場合もありますので注意が必要です。
ビジネスでのコミュニケーションの良い例、悪い例についてみてみましょう。
お客様からの要求を上司に相談する場合、
A「今日、〇〇企業様の訪問の後、○○会社の○○社長さんにお会いしました。社長がおっしゃるにはA社、B社、C社からもプレゼンを受けているそうで、どのシステムを導入したらよいかとても迷っているようです。Ａ社のプレゼンは……
B「先日プレゼンした○○企業についてご相談があります。現在、うちの他に３社よりプレゼンを受けており、料金、納期、システムのカスタマイズについて相談を受けました。……」
社内では上司に報告や相談をする機会が多く発生します。多忙な上司に相談する場合、AとBとどちらが上司にとってストレスは軽減されるでしょうか？答えはBですね。AよりBのコミュニケーションの方が相談したい目的が明確で、ゴールも最初からわかっているため、時間を最小限にすることができ、また上司を混乱させずに済みます。
コミュニケーション力が低い人は、頭の中が整理できておらず無計画に話を始めてしまう人も多くいます。その結果、話の方向性や目的・結論がわからず相手を翻弄させてしまうことになります。また、相手の都合を尋ねずに質問攻めにしたり、話したいことを延々と話してしまう人も多く見受けられます。また、話の途中で乗り込んで会話を乗っ取ってしまう会話泥棒もコミュニケーション力が低いとみなされます。さらに、人の話を聞いていない、理解ができていない人は、質問に対してまったく異なった回答をすることでコミュニケーション力が低いとみなされてしまいます。
コミュニケーションをうまくとれない人の中には、相手の気持ちや人の目を気にしすぎる人もいます。「こんなことを言ったら失礼になるのではないか」「こんなことを言ったら自分はどう思われるのだろう」と、話す前から考えすぎてしまい、自然と人との関わりを避けるようになってしまいます。ビジネスでは、人と人との関わりあいが不可欠です。そのためにも、コミュニケーション力を高めていく必要があります。
コミュニケーション力を向上させる方法
コミュニケーション力が低い人は、ビジネスで不利になることをまず自覚することが必要です。ただし、コミュニケーション力は、日ごろの心がけや練習で改善されていきます。ここでは「簡潔にわかりやすく論理的に話す練習をする」「聞き上手になる」「非言語コミュニケ―ションを習得する」の3つの方法で、コミュニケーション力を向上させるコツをお話ししていきます。
・簡潔にわかりやすく論理的に話す練習をする まず、相手に簡潔にわかりやすく伝えるためには結論や目的を先に述べ、その後必要な事柄について詳細を５W1H（誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように）を用いて説明する練習をしましょう。長く話した割には要点が掴めなかったという人のコミュニケーションには、こうした話し方ができていない人に多くみられます。ここでは、論理的なプレゼンテーションを行うためによく用いられるPREP(プレップ)法をご紹介しますので是非参考にされてください。
PREP（プレップ）
P・・Point 最も伝えたい結論、要点を先に述べます。「○○を提案させていただきます」
R・・Reason 理由を述べます。「〇〇を利用すると○○だからです」
E・・Example 事例や具体例をあげて理由を補足します。「このような実績をあげています」
P・・Point 最初に述べた結論、要点を最後にもう一度言います。
・聞き上手になる
人の話を聞いている時に、他のことを考えていたり、次にこういうことを話そうと考えてしまうことはありませんか？心当たりのある人は、人の話を聞いているようで聞いていない傾向にあります。相手の話に集中し、相手に真剣さが伝われば、相手の方も気持ちよくなりますし、思いもよらない話を聞くことができるかもしれません。傾聴という言葉は「耳」「目」「心」を傾けて真摯な姿勢で相手の話を聞くコミュニケーション技法です。「相手が言いたいこと、伝えたいこと」を理解するよう心がけましょう。
聞き上手になると質問上手にもなることができます。「具体的に教えていただけますか？」「それはこういう意味でしょうか」「もっと詳しく教えてください」「他にも何かありますか」など、話を真剣に聞くことで会話を深堀りさせる質問ができるようになります。そうすることによって、相手との会話が弾むのは勿論のこと、自然と信頼関係を築いていくことができるようになります。
・非言語コミュニケ―ションを習得する
第一印象ですべてが決まるとよく言われるほど第一印象は大切です。服装、髪型、身振りなどで人への印象は変わってきます。そうした視覚的情報も大切ですが、気持ちのよい「挨拶」を心がけることであなたの第一印象はぐっと変わってきますので、笑顔で挨拶することを心がけてみてください。
また、マズローの5段階欲求にもあるように、人は誰でも自分が認められたいという欲求があります。話を聞いている時に、頷きを大きくすることによって、話を真剣に聞いているというサインを送りましょう。相手は決して悪い気持ちになることはないでしょう。
いかがでしたでしょうか。ビジネスでのコミュニケーションでは、明確に意思疎通をすることによりビジネスを成功させることが目的となります。コミュニケーション力を高めると社内外から信頼を集め、評価が高まります。今日からコミュニケーションの達人を目指してみてください。
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No.4 在宅勤務特集/在宅勤務に関するQ&A
No.5 コロナウイルスに関するQ&A/WiFiの規定/より快適な在宅勤務のコツ
No.6 CDC雇用者向けページを確認しよう/After COVID-19の訴訟について
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